NTNU

Økt digital kompetanse for 47000

Hvordan redusere den digitale angsten og gi folk trygghet til å velge digitale arbeidsmåter.

Digital kompetanse er en kritisk suksessfaktor for NTNU hvis det skal være mulig å gjennomføre undervisning og samhandling digitalt i langt større grad enn tidligere. Dette angår hele 7000 ansatte og 40000 studenter.

Situasjonen ved NTNU er den at digitale løsninger har blitt introdusert, både til studenter og ansatte, i et tempo som brukerne ikke har hengt med på eller har vært motivert til å ta i bruk. Nye løsninger har andre muligheter enn foregående, og funksjonalitet overlapper systemer imellom. Brukerne lurer på hva de skal benytte til hvilke oppgaver. NTNU tar dermed ikke ut gevinstene av investeringene.  


Utfordringen: Digital angst eller nedprioritert kunnskap

Hvordan motivere for nye måter å jobbe på? Hva trenger man å kunne? Hvem skal prioritere tid til opplæring? Og hvor i organisasjonen hører ansvaret for digital kompetanse hjemme?

På NTNU inngår ikke basis digital forståelse og ferdigheter i den studiepoenggivende undervisningen av studentene. Det var derfor uklart hvem som hadde ansvaret for å lære studentene dette. For de ansatte derimot var det litt enklere å peke på HR-avdelingen sentralt, men fakultetene og de administrative avdelingene er til dels store og selvstendige, og med svært forskjellige behov. 

Noralf Husby fra Kantega ble engasjert som leder for et prosjekt som skulle gi folk større trygghet i å bruke egnede digitale arbeidsmåter. Det kan være lettere å få satt fokus på et så virksomhets-omfattende mål hvis prosjektet ledes av noen utenfor den ordinære linjeorganisasjonen. Hadde vi i tillegg visst at Corona-pandemien ville komme, hadde vi brukt det som (skrekk)scenario, men den så vi ikke komme, faktisk. I en situasjon hvor ansatte må jobbe hjemmefra og all undervisning må skje digitalt, er det åpenbart motivasjon for å lære seg digitale ferdigheter.

De daglige arbeidsoppgavene, både for student og ansatt, innebærer normalt en prosess som krever bruk av flere informasjonssystemer i sammenheng. Der det finnes opplæringsmateriell er dette oftest laget for hvert enkelt system og med fokus på hva de ulike menyene betyr. Brukerne ser dermed ikke «arbeidsgangen» i dette materialet, og må sette det sammen i sitt eget hode.

På NTNU er det en kultur for at «ildsjeler gjerne kan lære seg data», men sjeldnere at det er blitt gjennomfør planmessige kompetanseløft i de lokale arbeidsfellesskap. Og også ved NTNU er det mange brukere som aldri har tatt seg tid til å forstå de helt grunnleggende egenskapene ved digital informasjonshåndtering; hvordan informasjon lagres og flyter mellom ulike informasjonssystemer og brukere. Det er også en myte at «de unge kan dette med data mens de godt voksne er håpløst gammeldagse», noe vi erfarte ikke var et tydelig mønster.

Prosjektet var del av NTNUs digitaliseringsprogram, og det var et klart premiss at linjeorganisasjonen skulle ta ansvaret for å gjennomføre det som prosjektet kom frem til. Dette for å sikre en bærekraftig opprettholdelse av nødvendig kompetansenivå; prosjektet skulle ikke bli en ny opplæringsavdeling, men gjøre seg selv overflødig. 


Slik jobbet vi: tematiske arbeidsgrupper

Det begynte med at Noralf jobbet sammen med prosjekteierne og etter hvert fikk med seg en del NTNU-ansatte fra ulike deler av organisasjonen.

HR-avdelingen, avdeling for utdanningskvalitet samt IT-avdelingen ble identifisert som krumtappene for å ivareta ansvaret for digital kompetanse hos henholdsvis ansatte og studenter. IT-avdelingen leverer brukerstøtte og kursing på grunnleggende IT, og prosjektet bidro til å sette dette i en kontekst av arbeidsoppgavene som ansatte og studenter skal utføre. 15 læringsassistenter ble ansatt ved avdeling for utdanningskvalitet for å bistå med bruks-støtte og opplæringstiltak. Sentral HR/HMS tok tak i kompetansebehovene på digital sikkerhet, med gode bidrag fra sikkerhetsmiljøet på Gjøvik.

Ressurser fra alle disse miljøene ble engasjert i arbeidsgrupper i prosjektet. En ansvarlig for hver av arbeidsgruppene møttes med prosjektleder hver uke for status og planlegging. Workshops ble arrangert med samlet prosjektgruppe og andre interessenter og ressurspersoner. Et resultat fra slike workshops var et virksomhetsfundert målbilde for digital kompetanse hos ulike brukergrupper. 


Løsningen: opplæringsmateriell, brukerstøtte, motivasjon til kulturendring

I starten var vi opptatt av å definere hva digital kompetanse er, og vi ville gjøre kartlegginger av nåsituasjonen og behovet for styrking av kompetansen. Men vi gikk ganske raskt bort fra denne tilnærmingen, for heller å sette søkelys på de områdene hvor brukere åpenbart har mange spørsmål eller hvor vi kunne se stor verdi for NTNU på kort sikt. Gruppa vurderte raskt at to helt grunnleggende digitale ferdigheter var mangelvare hos mange, nemlig digital samhandling og informasjonssikkerhet.

Gruppa vurderte raskt at to helt grunnleggende digitale ferdigheter var mangelvare hos mange, nemlig digital samhandling og informasjonssikkerhet

Arbeidsgruppene utarbeidet derfor ulike typer kampanjer og opplæringsmateriell innenfor temaene digital samhandling i skybaserte kontorløsninger samt informasjonssikkerhet i det daglige arbeidet. Dette ble gjort tilgjengelig for ansatte via intranett og læringsportal. Formatet var e-læringsressurser, videoer, og tilbud om små kursmoduler gjennomført lokalt i miljøene, samt jevnlige drypp med tips og råd.

Et fakultet ble valgt som pilot for prosjektet i gjennomføring av kursing i NTNUs prefererte samhandlingsverktøy, for alle ledere og administrativt/teknisk ansatte.

Det ble også to ganger arrangert en såkalt Digidag, åpent for alle, for å skape blest og motivere til endring i daglig arbeidsmåte. Her ble gode eksempler presentert, intervju med toneangivende personer ved NTNU, stands som viste muligheter, samt valgfrie arbeidssesjoner.

På NTNU
Digidag våren 2019 med tema ‘brukeren i sentrum’ hadde stor oppslutning

Til sist ble det påbegynt et arbeid med å finne måter å strukturert støtte «den gode praksis» for bruk av digitale verktøy i utvalgte arbeidsprosesser. Dette gjelder oppgaver som veldig mange ansatte utfører daglig, eksempelvis gjennomføring av ansettelser, medarbeidersamtaler, eller ledermøter.


Resultatet: adferdsendringer som gir effekt

Dette var et kulturpåvirkningsprosjekt. Målet er å oppnå en adferdsendring hos brukerne, og som på sikt skal gi effekter for NTNU. Gevinstrealisering er viktig, men erfaringen er at det er svært vanskelig å etablere gode måleparametere for gevinstene av slike tiltak. Med Corona-utbruddet ble det brått behov for at alle samhandler og underviser digitalt, og sånn sett vil denne erfaringen synliggjøre veldig konkret effekten av å ha god digital kompetanse.