Hva er greia med estimering og følelsen av kontroll?

Verdi leveres best når vi som leverandører har en åpen og ærlig dialog med kundene våre og et samarbeid preget av gjensidig tillit. Det er den friheten som tillit og åpenhet gir, som danner grunnlaget for å kunne jobbe på den måten vi ønsker og for å være gode rådgivere for kundene våre.

Innsikt bygges opp etter hvert som vi leverer deler av løsningen. Slike prosjekter der det trengs å bygge innsikt underveis kaller vi for komplekse og uforutsigbare. Vi vet ikke nødvendigvis hvordan vi skal løse oppgaven, og vi vet at vi vil ha behov for å prøve oss frem underveis for å levere det som faktisk løser behovet.

Jeg opplever at det lettere skapes tillit til oss når oppdragsgiver får følelsen av forutsigbarhet og kontroll. Noen av kundene våre ser på tradisjonell prosjektstyring med fokus på estimater og styring etter estimater som hovedkilden til forutsigbarhet og kontroll. Dette er et tema jeg opplever at det er vanskelig å diskutere, det blir nesten like steile fronter som hvis man diskuterer politikk, og argumenter jeg hører for å estimere og å styre etter tradisjonelle prosjektstyringsmetoder benytter seg ofte av eksempler som “hvis jeg skal pusse opp badet mitt, så vil jeg jo vite hvor mye det kommer til å koste?”

Det å pusse opp et bad er rimelig forutsigbart:

• Du vet i stor grad hvilke behov brukerne har og hvordan disse skal dekkes.
• Entreprenøren har neppe en konkurrent som lager et bad til deg samtidig og som gjør at du kan risikere å bli slått på målstreken og miste kunder.
• Selve den tekniske utførelsen er i stor grad godt kjent og utprøvd.
• Det er ofte få kravstillere.

I utviklingsprosjekter er det ofte motsatt:

• Man vet ofte ikke hva som er det underliggende behovet og ihvertfall ikke hvordan man best løser det.
• Konkurransesituasjonen kan føre til at man må tenkte nytt og annerledes og ofte ha raskest mulig time to market.
• Selv om den tekniske delen av løsningen er kjent, er det ikke sikkert at akkurat denne implementeringen eller måte å bruke den på er det.
• Ofte mange kravstillere, formelle og uformelle.

Det henger ikke på greip for meg å styre et utviklingsprosjekt på samme måte som når man pusser opp et bad fordi det aller viktigste vi vet i starten av et utviklingsprosjekt er at vi vet lite. Allikevel har vi sannsynligvis levert et tilbud til en kunde hvor vi sier noe om hvor mye vi tror det vil koste å lage det kunden har skissert at de ønsker.

Dette har skaper en forventning på et sviktende grunnlag fordi:

• Det å estimere er kjempevanskelig.
• Forutsetningene for å få det til er nesten aldri til stede ref. forutsigbarhet og kompleksitet.
• Man måler prosjektets suksess etter hvor godt man har gjettet på det tidspunktet hvor man vet aller minst om det man skal lage og hvor kompleksiteten ligger.

Bildet er hentet fra https://www.digite.com/blog/estimation-is-necessary-waste/​

Ja, jeg bruker ordet “gjette” for selv om det er en kvalifisert gjetning gjort med de beste intensjoner, så er det allikevel en gjetning. Jeg har bedt oppdragsgivere være med på teamets estimeringsrunder for å se hvor vilkårlige de kan være, i håp om at det vil gi dem en bedre forståelse av hvor lite egnet de er til å styre etter.

Med tradisjonell prosjektstyring kan vi alltids levere både på tid og kost, men risikoen er der for at vi lager et produkt som aldri leverer verdi.

Ta gjerne kontakt hvis du er interessert i å snakke mer om temaet.