Forvaltningsgjeld

Fredrik finner en feilmelding i loggen som han tror er relatert, og han bruker resten av dagen på å finne ut hva som har forårsaket den feilmeldingen

Teknisk gjeld er snarveiene som tas i tekniske løsninger. Dette fører til en oppsamling av utsatte tekniske problemer, altså en slags «gjeld», som igjen gjør det gradvis vanskeligere å gjøre nye endringer, og kvaliteten synker i samme takt.

Man betaler denne gjelden med å gjøre endringene slik de burde ha vært gjort til å begynne med. Forvaltningsgjeld er beslektet med teknisk gjeld, men den handler om det ikke-tekniske som også er en del av god forvaltning. Den kan sikkert dukke opp i forvaltningen av alle slags systemer, men jeg beskriver mine erfaringer med dette fenomenet gjennom forvaltningen av IT-systemer.

Forvaltningsgjeld er beslektet med teknisk gjeld, men den handler om det ikke-tekniske som også er en del av god forvaltning

Forvaltning er spesielt. Det er ikke et prosjekt. I prosjekt så er det det du gjør som er viktigst. Forvaltning er, satt på spissen, nesten det motsatte: Det viktigste er det du ikke gjør… eller egentlig: Slipper å gjøre. Prosjektet er ferdig og systemet er født. Nå skal det holdes sunt og friskt.

La oss begynne med et eksempel:

Det er ferske Fredriks første dag i forvaltningsteamet. Før lunsj får han forklart de store trekkene i hvordan systemet virker, og etter lunsj setter han ivrig i gang med første oppgave: Han skal undersøke en feil som har blitt rapportert av en sluttbruker hos kunden.

Fredrik finner en feilmelding i loggen som han tror er relatert, og han bruker resten av dagen på å finne ut hva som har forårsaket den feilmeldingen. Neste morgen, på det korte stå-opp-møtet for status, så forklarer han de andre i teamet sporet han følger. Men da sier plutselig én av de andre at den feilmeldingen som Fredrik har undersøkt er en gammel og kjent feilmelding som kommer regelmessig, og som attpåtil ikke en gang egentlig er en feil. Og den har i hvert fall ingenting med det problemet brukeren opplevde.

Den feilmeldingen som Fredrik har undersøkt er en gammel og kjent feilmelding som kommer regelmessig, og som attpåtil ikke en gang egentlig er en feil

Fredrik gremmer seg over å ha kastet bort en halv dag på en gammel feilmelding... hvorfor ble han ikke gjort kjent med dette før han begynte? Han begynner på nytt, og etter å ha brukt hele resten av dagen på feilsøking så finner han endelig det som forårsaket feilen som sluttbrukeren opplevde: Det var noe i konfigurasjonen som hadde blitt overskrevet da teamet nylig hadde oppgradert en liten del av systemet.

Neste morgen forklarer han teamet at han har funnet feilen. Da sier en annen at det skjedde jo faktisk forrige gang de oppgraderte den delen også, men siden det var noen andre som gjorde oppgraderingen denne gangen så visste de ikke at de måtte rette opp konfigurasjonen i etterkant. Både feilen og all feilsøkingen kunne altså vært unngått hvis rutinen hadde vært bedre.

Hva skjedde her?

Jo, de som hadde jobbet i forvaltningsteamet før Fredrik kom hadde bygget opp en forvaltningsgjeld. De hadde løst de tekniske problemene, men unnlatt å gjøre alt det andre som også er påkrevd i en forvaltningssituasjon.

Eksempelet viser også den vanvittige kostnaden dette kan påføre i livsløpet til et system.

Hvordan unngå forvaltningsgjeld?

Problemløsning! Det er jo det vi tekniske liker så godt. Å sitte dypt konsentrert med våre veltrente små grå. Å være kreative og etterpå beundre resultatet av vår elegante løsning. Og så hopper vi rett på neste problem, ikke sant?

Vi burde heller dvele ved hvordan det vi har gjort påvirker all fremtidig forvaltning, for en vakker dag så vil en ny kollega komme til denne avkroken av systemet for å gjøre endringer på din elegante løsning. Vil hun forstå hvordan du tenkte? Slipper hun å gå i samme fellene som du gikk i? Må hun bruke ekstra tid på å teste hele løsningen på nytt fordi du ikke etterlot deg en god testspesifikasjon?

Ja, sannsynligvis vil hun gå i samme fellene fordi du ikke orket å gjøre ekstraarbeidet som kunne forhindret det. Og hadde du brukt litt ekstra tid så hadde hun sluppet å bruke mye mer tid enn nødvendig på både å forstå løsningen og kvalitetssikre den etterpå.

Tips for en bedre start

Stakkars Fredrik. Han fikk en dårlig start i forvaltningsteamet. Men hva om han ville gjøre det slik at den neste som kom til forvaltningsteamet ikke fikk en like dårlig start? Det er etter min erfaring faktisk litt vanskelig, eller veldig vanskelig hvis gjelda har blitt for stor. Det er utfordrende å gi praktiske råd som passer for alle, men jeg prøver med noe generelle tips fra min verden:

1. Holdning er viktigst. Bry deg om de som kommer etter deg fordi det er ditt ansvar at de ikke må slite mer enn nødvendig.
2. Dokumentasjon alene er ikke nok. Ingen vil lese hele dokumentasjonen før de begynner, så da er utfordringen å lage innganger til relevant dokumentasjon. De som skal utføre en oppgave må få riktig dokumentasjon «rett i trynet» når de skal til å utføre oppgaven. De skal slippe å lete, for ellers blir det ikke gjort.
3. Lag og følg rutiner som hjelper til med å holde oppmerksomheten på forvaltningsgjeld. F.eks så har du sannsynligvis et system for å holde orden på oppgavene. Ikke la det være mulig å avslutte en oppgave før det er skrevet inn hva som er oppdatert av dokumentasjon
4. Unngå avhengigheter til enkeltpersoner. Hvis det alltid er samme person som gjør samme oppgave så ligger til slutt informasjonen om dette bare i denne personens hode.

Definisjon av forvaltningsgjeld

Min definisjon av dette er:

«Forvaltningsgjeld er alt det arbeidet som gjøres i forvaltning men som kunne vært unngått»

Det er en rund og fin definisjon, men det er greit for den gir den rette følelsen av hva som er problemet. Har du ikke forvaltningsgjeld, så løser du ikke problemer som allerede er løst. Eller du forårsaker ikke feil som enkelt kunne vært unngått.

Konklusjon

Jeg sier det igjen: Forvaltning er spesielt. Forvaltning krever en helt annen mentalitet enn vanlig prosjektarbeid. Forvaltning krever at alle tenker på Fredrik, og ikke på seg selv.

Hvis alle bare tenker på seg selv så tar de ubevist opp en gjeld som fremtidige kollegaer må slite med. Og det blir veldig kostbart, både når det gjelder penger, men også når det gjelder frustrasjon og slitasje på motivasjonen til de menneskene som får denne gjelden i fanget.

Ikke bli en gjeldslave. Ikke glem Fredrik!