Forvaltning av skreddersydde IT-løsninger krever langsiktig tenkning

Det finnes tradisjonelt to hovedkategorier av IT-systemer, skreddersøm og hyllevare. Det er viktig å forstå forskjellen på disse spesielt fordi de forvaltes på ulike måter. I tillegg har også skybaserte tjenester kommet som et alternativ de senere årene, men jeg velger å ikke fokusere på disse her.

Skreddersydde IT-løsninger

Et skreddersydd IT-system bygges av en programvareleverandør nøyaktig tilpasset de behov som du spesifiserer. Det betyr at investerer du tilstrekkelig penger, kan systemet tilpasses svært presist til å støtte dine prosesser.

I utgangspunktet løper det ikke årlige kostnader når et skreddersømsystem er ferdig utviklet, fordi systemet er å betrakte som ditt eget. Dermed inngås ikke nødvendigvis kontrakter som styrer kostnader i forvaltning for perioden etter at prosjektet er ferdig levert og garantiperioden er utløpt. Her er det noen fallgruver for hvordan dette systemet lever videre, som jeg vil komme tilbake til.

Hyllevareløsninger

Hyllevaresystemer leveres i form av et standardprodukt som selges til mange kunder. Dermed vil du initielt få mye ”gratis” fra et hyllevaresystem fordi mye av funksjonalitet allerede er ferdig utviklet. For at hyllevaren skal passe til din prosess må du ofte få utviklet skreddersømtilpassede spesialmoduler eller konfigurasjoner.

For at hyllevaren skal passe til din prosess må du ofte få utviklet skreddersømtilpassede spesialmoduler eller konfigurasjoner

Det er ofte knyttet årlige lisenser til et hyllevareprodukt, noe som gir tilgang til oppgraderinger og nødvendig vedlikehold. Typisk er det kontrakter knyttet til hyllevaresystemene som forteller hvilke forpliktelser du som innkjøper har og hva hyllevareleverandøren gir.

I enkelte tilfeller vil oppgraderinger til nye versjoner av hyllevaren medføre at de skreddersømtilpassede modulene må erstattes/skrives om, noe som typisk gir økte kostnader.

Innkjøpere må forstå hva skreddersøm betyr

Jeg har jobbet siden 2005 med forvaltning av mange, store og små skreddersydde IT-løsninger som vi har utviklet for en kunde. Det meste av tiden har jeg hatt eneansvaret for å organisere og utføre denne forvaltningen. Over årene ser jeg mye som burde vært gjort annerledes i denne forvaltningen. Blant annet krever det at du som innkjøper har forståelse for hva skreddersydde IT-løsninger er. Slik kan du legge til rette for at systemene vedlikeholdes slik at de kan leve lenge og levere godt.

Å innføre et nytt system er mer enn bare prosjektet

Når du planlegger å dekke et behov i organisasjonen som krever IT-støtte er det viktig å ta i betraktning hele livsløpet til det IT-systemet du tenker å utvikle. Det er viktig å ikke bare betrakte kostnadene til selve prosjektet som skal til for å utvikle og sette i produksjon denne nye løsningen. Du bør også planlegge å sette av midler til vedlikeholdet av systemet i mange år fremover. Et IT-system vil forvitre gjennom årenes løp dersom det ikke blir tilstrekkelig vedlikeholdt, fordi verden rundt systemet vil være i stadig utvikling. 

Et IT-system vil forvitre gjennom årenes løp dersom det ikke blir tilstrekkelig vedlikeholdt, fordi verden rundt systemet vil være i stadig utvikling

Krav til endringer skyldes ikke bare nye behov grunnet endring i konkurransesituasjon, behov for å støtte nye arbeidsformer eller lignende. Det vil også avdekkes nye sikkerhetshull i den funksjonaliteten ditt system er bygget på. Det vil oppstå behov for at systemet fungerer på nyere versjoner av operativsystemet, og systemet må fungere sammen med nyere versjoner av systemer som dette integrerer med. Dette er bare noen få eksempler som forklarer hvorfor systemet ditt må vedlikeholdes på en gjennomtenkt måte.

Figur 1: Krefter som virker på IT-systemet over tid

Figur 1: Krefter som virker på IT-systemet over tid

Teknisk gjeld

Ofte vil et system ikke få høy nok prioritet økonomisk til at det til enhver tid tilpasses endrede krav fra omverdenen. Det som da bygger seg opp betegnes gjerne som teknisk gjeld. Forsømmelser vil over tid gjøre systemet stadig vanskeligere å vedlikeholde, samtidig som det stadig møter problemer fordi omverdenen har endret seg.

Forsømmelser vil over tid gjøre systemet stadig vanskeligere å vedlikeholde

Går dette for langt innser man gjerne at det ikke er noen annen vei en å kaste det gamle og bygge et nytt system som dekker de endrede behovene som dette gamle systemet ikke lenger dekker fullt ut. En slik utskiftingsprosess vil ofte være svært kostbar og bør være med i regnestykket rundt livsløpskostnadene til et system.

Time to market

I en verden i stadig raskere endring er time to market svært viktig for de fleste organisasjoner. For en kommune kan dette være å til enhver tid dekke forventningene innbyggerne har. For en konkurranseutsatt bedrift betyr det å omstille seg raskt når konkurrentene lanserer nye løsninger, eller det å kunne tilpasse seg endringer i regelverk for et statlig foretak.

Systemet må være godt vedlikeholdt og ”fit for fight” for å takle den stadige stormen av endringer

Om man ønsker et IT-system som tåler rask omstilling for i tilstrekkelig grad å levere på time to market, er det viktig at den til enhver tid gjeldende arkitekturen støtter opp om endringen på en god måte. Systemet må være godt vedlikeholdt og ”fit for fight” for å takle den stadige stormen av endringer.

Systemspesifikk kompetanse

Et vel så viktig moment som at systemet er teknisk oppdatert er at de som har ansvaret for forvaltningen av IT-løsningene får mulighet til å holde på den systemspesifikke kompetansen. Det betyr at det er viktig at det gis økonomisk rom for å til enhver tid ha nok folk som teknisk behersker systemet godt. Typisk bør det være minst to-tre personer som kjenner systemet godt nok til å gjøre nødvendige endringer på dette når behovene dukker opp. Slik er man mindre sårbar dersom det skjer nødvendige utskiftinger i det teamet som forvalter løsningen.

Det er viktig at det gis økonomisk rom for å til enhver tid ha nok folk som teknisk behersker systemet godt

Og måten man holder på kompetansen er ved å til stadighet gjøre arbeid på systemet. Dette kan være arbeid i form av å dekke nye behov, slik som å bygge ny funksjonalitet. Men det er også viktig at det settes av en del midler til å gjøre også det vedlikeholdet som man som systemutvikler ser behovet for. Dette er vedlikehold som ikke nødvendigvis direkte gir noen endring i funksjonalitet. Det kan være endringer som gjør hverdagen til systemutvikleren mindre smertefull slik som å automatisere repeterbare regresjonstester. Slike endringer kan gi muligheter for hyppigere endringer uten at det medfører alt for stor økning i kostnader og bør derfor ikke være vanskelig å kalkulere gevinst på heller.

Stolthet over godt håndverk

For deg som innkjøper av IT-systemer er det ikke alltid lett å se hvilken gevinst en foreslått endring vil gi. Dette kan f.eks. gjelde arkitekturmessige endringer eller ”under panseret”-endringer som tilsynelatende kun gir nytte for systemutviklerne selv. Da er det viktig å forstå noe av den stoltheten som bor i de aller fleste systemutviklere. De er jevnt over svært opptatt av å levere godt håndverk. Og får ikke systemutvikleren lov til å gjøre godt håndverk så blir han lei og ønsker å finne andre prosjekter hvor han kan få utnyttet sine evner.

Det å legge til rette for mer tilfredshet for systemutviklerne og hvorfor det er viktig for deg som innkjøper, ønsker jeg å gå dypere ned i et senere blogginnlegg.